نصمم حل إدارة مستندات وأرشفة رقمية يبدأ بجرد المحتوى والأنواع والاحتفاظ، ثم يطبق التصنيف والبيانات الوصفية وOCR والبحث والصلاحيات والإصدارات. يشمل العمل مسارات المراجعة والتوقيع والإشعارات، وترحيل الملفات وتنظيفها، والتكامل مع ERP وCRM والبريد والهوية، مع سجل تدقيق واختبارات استرجاع.
تحول الأرشفة المنظمة المستندات من ملفات مبعثرة إلى سجل موثوق قابل للبحث والمراجعة وإعادة الاستخدام.
نطاق المشروع
- جرد المحتوى والأنواع ودورة الحياة ومستويات السرية
- تصميم التصنيف والبيانات الوصفية وOCR والصلاحيات
- الترحيل وسير العمل والتكامل والاختبار والتشغيل
المخرجات المتوقعة
- تقرير محتوى وتكرار واحتفاظ وتصنيف
- نموذج مستندات وبيانات وصفية وصلاحيات
- OCR وفهرسة وبحث وإصدارات وسجل تدقيق
- سير موافقات وتوقيع وإشعارات
- ترحيل وتنظيف واختبارات استرجاع
- دليل إدارة وتدريب وتشغيل ودعم
المدة التقديرية
تتأثر المدة بحجم الأرشيف وجودة المسح وعدد الأنظمة وقواعد الاحتفاظ.
- الاكتشاف والتصنيف والتصميم 3–6 أسابيع
- التهيئة والترحيل والتكامل 6–12 أسبوعًا
- الاختبار والتشغيل والتسليم 4–8 أسابيع
المتطلبات والتبعيات
- عينات محتوى وملاك سجلات وأمن
- سياسات احتفاظ وتصنيف وموافقات
- بيئة تخزين وOCR وهوية وتكامل
- خطة ترحيل ونوافذ اختبار وقبول
معايير القبول
- تصنيف وفهرسة المحتوى المعتمد دون فقد
- عمل البحث والصلاحيات والإصدارات والتدقيق
- نجاح سير الموافقة والتوقيع والاسترجاع
- قبول الاحتفاظ والتوثيق والتدريب
اعتبارات الإمارات والخليج
يجب تحديد موقع الأرشيف ونسخه وسجلات الوصول وفق متطلبات حفظ السجلات والبيانات في الإمارات والخليج.
تُراعى المستندات العربية والإنجليزية وOCR والسرية والاحتفاظ القانوني للجهات الحكومية.
الخطوة التالية
نراجع وثيقة المتطلبات والبيئة الحالية ونحوّلها إلى خطة تنفيذ وقبول واضحة.
اطلب تقييمًا فنيًا